YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİ OLUŞUM AŞAMALARI

Genel olarak yönetim bilişim sisteminin genel aşamaları neler o çıkartılacak?

Bunun için proje kavramı ile başlanacaktır. Proje kavramı açıklanırken basit bir olaydan örnek verilerek karmaşık olaya geçilecektir.

Proje kaynak ile hedef arasındaki ilişkidir. Hedef sonucun alınacağı ölçek birimlerinin tanımlanmasıdır.Burdan çok basit bir örnek ile gidilebilir. Kahve yapma.

Hedef bellidir. Kahva yapmak. Kaynaklarda bellidir. Su, kahve ve ısı. Su kaynatılmak için kettle'a doldururulur. GANNT teorisi dikkate alınarak en uzun süreyi bu kapsadığı için ve o an başka şeylerde yapabildiğin için ilk iş olarak su kaynatmaya bırakılır. Daha sonra kahve taneleri öğütülür. Filtre ve Kahve fincanı hazırlanır. Belki o sırada fırına kek atılmıştır ve ısısı yanlış ayarlandığı için yanmıştır.

 

Buradan çıkan sonuçla diyebilirizki, hedefler ve kaynakların kombinasyonu kompleks hale geldikçe bir an yöneticinin kontrolünden çıkabilr. Bu durumda problemi bölme yoluna gidilir. Diğer taraftan kahve yapımı birden fazla kişi içinse bu durumda miktar, servis sırası gibi problemlerde ortaya çıkar ve olayın sosyal yönünden çok mühendislik yönü artar. Ayrıca su yoksa bu sürece hiç başlanamaz, çünkü kritik bir faktör eksiktir. Yani değişken sayısı arttıkça, olay organizasyonel kompleks haline gelir.

Projenin tanımlanma aşaması bize bağlıdır, gereksiz ayrıntılara girilmez çünkü herkesin bildiği şeyler tanımlanmaz. Bu mekanizma bizde vardır.

İş hayatında hedefler ve kaynaklar sizin değildir, bunları birileri için doğru şekilde birleştirmek sizin işinizdir. Projeler iki yönlü düşünülmelidir. Olası ve mümkün. Projenin uygulanabilir olduğu düşünülürse , olası olan şekillendirilmelidir. Bu aşamada planlama süreci uygulama sürecini şekillendirir, uygulamada planlamayı bilgilendirir. Bu kafamızda ikili düşünceyi, plan-uygulama, olası-mümkün dolayısı ile proje metotlarını ayarlamamamızı sağlar.

Kompleks projelerin yönetimi için GANTT, PERT risk analizleri gibi teknikler vardır. Bunların çoğu yazılıma çevrilmiştir. Böyle bir katkının proje yönetiminde kullanılıp kullanılmayacağı dizayn kararıdır. Fakat bilgi sistemleri dizaynında proje yönetim teknikleri faydalı olmamıştır.

Projeler organizasyon içerisinde vardır ve organizasyon ile büyürler. Bilgiler organizasyon içerisinde vardır. Bazı bilgiler formal hale getirilir, organizasyon şemaları, görev dağılımı bilgileri de organizasyonda mevcuttur.

X500 standartlar bütünüdür ve bir object directory server oluşturulurken kullanılan bir yazılım uygulamasını gösterir. Bunlarla metadatalar oluşturulabilir ve saklanabilir. Bu metadatalar objeler hakkında bilgi içerir, organizasyonda en belirgin obje insandır. Kişinin en belirgin özelliği ismidir. Sadece isimle tanımlanması haricinde telefon, e-mail adresleri de bulunmaktadır. Bilgisayar sistemi ile telefon bilgilerini ilişkilendirmek oldukça zordur. Ayrıca organizasyon birçok yapıdan oluşur. Bunlar ilişkilendirilmelidir ve ek olarak farklı görevdeki kişiler ilişkilendirilmelidir. Bu X500 ile yapılır.

Bilgi dijitize edildiği zaman sistem içinde bulunur ve çeşitli amaçlara göre kullanılır ve bu bilgi başkalarınca da kullanılmak üzere kalır.

Bilgi yönetimi genel olarak yönetimden farklı mıdır? Sadece yönetim teori detayları ile uğraşılmamalı. Sadece organizasyondaki yöneticinin bildiği nasıl yönettiğine bakılmalıdır. Personel müdürü tüm organizasyonlarda bulunur, maaş sisteminin yönetiminden sorumludur ve personel ile ilgili birtakım verilere ulaşma hakkına sahiptir. Ama genelde bu bilgi sahiplenilir. Fakat finans da maaş ödemesi ile ilgilidir ve o bilgiler finansı da ilgilendirir. Bilişim sistemi kurmak sadece yönetilen bilgi ile uğraşmak değil aynı zamanında işlemleri sistematize etmektir, bilgi akışını doğru yönlendirmektir. Bu sistematize edilen işlemlerin birçoğu işletmelerde daha önce varolabilir. Bunların çoğu kağıt üzerindedir. Bilgisayara kayıt önemli bir değişikliktir. Bilgi yönetimi ile bilişim sistemleri kesişirler. Fakat bilişim sistemi dizayn işlemi bir problemi belirsizlikten belirliliğe götürür.

Bu sistemlerde bir sorun da kimler hangi bilgiye ulaşabilmeli, okuyabilmeli, bilgiyi kim yazmalı? Şirketin gücünü arttıran, şirket öğelerinin güçleridir. Bunların güçleri bilişim sistemleri ile daha kesin bir şekilde görülür. Ayrı ayrı bilgi nesnelerinin gücü, şirketin pazarlama gücünü belirler. Bilişim sistemleri organizasyondaki kişilerin ilişkilerini gösterir ve üzerinde pay sahibi oldukları bilgileri gösterir. Bu da bize yönetim katmanının karmaşıklığını anlamamıza yardımcı olur. Kağıt bunu sağlayamaz. Bilgi sistemlerinin kullanım artışı dünya ekonomisinin durağanlığı dönemidir. Bilişim sistemleri şirket içindeki verimliliği arttırarak şirkete rekabet gücü kazandırmıştır. Bilgi artışı artarak bilgi dönüşümü hızlandı.*