Çevre, sağlık ve güvenlik yönetimi konusu, yasal düzenlemelere uymanın sorumluluğu sebebiyle değişim mühendisliği alanında doğal bir aday olmuştur. Ç.S.G yönetimi işletmeler için önemli ve yegane bir fonksiyon haline gelmiştir. Doğru veya yanlış birçok işletme değişim mühendisliği ile ilgili çabalarında otomasyon bağlantıları kurmaktadır. Bunun sonuç ise otomasyonlu hale gelen bir Çevresel Yönetim Bilişim Sistemidir (EMIS). EMIS kendisi tek başına yeterli olmamakla birlikte yeniden tasarlanan iş süreçlerinin fonksiyonlarını etken bir şeklide gerçekleştirmesi için kullanılan bir araç olabilir.

Teknoloji Ç.G.S yönetimi konusunu da fethetmiştir, piyasada kullanılabilecek olan yüzlerce yazılım bulunmaktadır. Birçok işletme bir veya iki anahtar sürecini otomasyona geçirmektedir. Bir EMIS yazılımı seçmek karmaşık bir sürecin daha başıdır, buzdağının görünen kısmıdır. Bu makalede bir işletmenin böyle bir yazılımı seçmeden ve geliştirmeden önce sorması gereken on tane soruyu bir öneri şeklinde sunmaktadır. Daha sonra bu sistemi uygularken karşılaşılabilecek sorunları tartışacaktır.

Bir EMIS yazılımı uyulması gereken düzenlemeler, bilişim teknolojileri konuları ve bütçeleme ile ilgili konular bağlamında iş süreçlerini ve faaliyetlerini geliştirebilir. kazançlar çözümün karmaşıklığına göre değişir. Şirketlerin böyle sistemler kurmaya yönlendiren başlıca üç tür faktör vardır. Bunlar düzenlemeler, iş ile ilgili yönlendiriciler ve bilişim teknolojileri ile ilgili yönlendiriciler. Düzenlemeler bu konuda en öneli faktör olsa da diğer iki faktörü de gözardı etmemek gerekir. Bu iki faktöre örnek olarak ERP sistemlerinin ve Y2K olayının birçok sistemi etkilemesini gösterebiliriz.

İlk ortaya çıkan EMIS’ler ABD’nin yasal düzenlemelerine paralel olarak ortaya çıkmıştır fakat plansız ve dar bir bakış açısındadır. Bu düzenlemelerin gereklerini yerine getirmek için ortaya çıkan sistemler bilgiyi paylaşmak yerine bilgi adacıkları haline gelmişlerdir. Düzenlemelerin karmaşıklığı sürekli artacaktır. Bu düzenlemelere uyum gösterebilmek için işletmeler bu konuyla ilgili faaliyetlerini otomasyon haline getirmişlerdir. Düzenlemelerin getirdiği uygulamalar hava kirliliği ve bunu önlemek ile ilgili faaliyetler veya artan denetim ve incelemeler olarak gösterilebilir.

Bu tür yönlendiriciler işletmelerin EMIS yazılımlarına olan ihtiyaçlarını ön plana çıkarmaktadır. İşletmeler artık global pazarlarda rekabet etmektedir. Bu sebeple müşteriler işletmelerin ISO 14000, ISO 9000 veya İngiliz Standartları 7750 gibi uluslararası standartlara uymasını beklemektedir. Bununla birlikte birleşme ve satın almalardan dolayı işletmeler yeni veri yönetim sistemleri uygulamak zorunda kalmaktadırlar. İşletmeler son yıllarda yalnızca çalışanların beynindeki bilgilere güvenemez hale gelmiştir. İşçilerin işten ayrılması veya herhangi bir kayıp durumunda “kurumsal hafızada” bir eksilme meydana gelecektir.

Bundan yaklaşık üç yıl öncesine kadar bu kadar çok insanın internete düzenli bağlantısı yoktu ve Ç.S.G verilerini yönetmek ise bir kaç kelime işlemcisi programı ve küçük veritabanları ile sınırlıydı. Günümüzde ise veri yönetiminde artık daha hızlı ve daha iyi sistemler oluşmakta ve Ç.S.G verileri daha etkili bir şekilde işlenebilmektedir. İşletmeler artık ana bilgisayar sisteminden çok, belki de Y2K sorunundan dolayı, kullanıcı/ sunucu tipi bilgisayar mimarilerini tercih etmektedirler. Böylece bilginin paylaşımı daha etkin bir şekilde gerçekleşmektedir ayrıca değişik yerlerden birçok kullanıcı aynı anda bilgiye ulaşabilmektedir.

Bir organizasyon bir sistem kurmadan önce en azından aşağıdaki on soruyu cevaplamalıdır.

Bir sistem tek başına işletmeyi başarıya götürmeye veya Ç.S.G performansını geliştirmeye yetmez. ISO 14001 standartlarına uyuyor olmak kuvvetli bir çevre yönetim sistemine sahip olduğunuz manasına gelmez. Çevre yönetim sistemlerini tek başlarına düşünmek yerine, başarılı işletmeler çevre yönetim süreçlerini diğer işletme süreçleri ile entegre etmektedirler.

Yenilikçiler: Yeni teknolojileri ateşli bir şekilde savunurlar ve her ne olursa olsun, hatalar bile olsa yeni teknoloji ile çalışmak isterler.

Erken benimseyenler: Bu kişiler ateşli olmamakla birlikte teknolojini kazançlarını bildikleri için ve değişime ayak uydurabilmek için teknolojiyi benimserler.

Geriden gelenler: Bu kesime dahil insanlar ise çeşitli kişisel ve ekonomik nedenlerden dolayı teknoloji ile ilgilenmezler.

Bir EMIS’ten beklenenler şu şekilde sıralanabilir:

• Ç.SG. veri deposu olmak
• Düzenlemelerle ilgili bilgileri toplayıp bunları dokümante etmek
• Gerekli mühendislik hesaplarını yapmak
• Performansı ölçüp karar almada destek yapı olarak görev yapmak
• Raporlama yapmak
• Doküman yönetimi
• Haberleşme

Günümüzde birçok EMIS uygulamaları büyük ERP projelerinin bir kısmı olarak karşımıza çıkmaktadır. Böyle olduğu taktirde işletme iş sistemlerini EMIS ile entegre etmek için bir değerlendirme yapmalıdır. Buna ek olarak işletme gerekli mühendislik, düzenlemelerle ilgili ve bilimsel arayüzleri de dikkate almalıdır. Entegrasyon, arayüzler, uzantılar ve OLAP ek yazılım kodları gerektirirler. İşletme eğer, tüm işletmeye yayılacak bir sistem oluşturacaksa EMIS’ in diğer sistemlerle olan bağlantılarını iyi oluşturmalıdır.

EMIS yalnızca bir yerde mi yoksa birden çok yerde mi çalıştırılacak? Bu sayının belirlenmesi uygulama ayarlamalarının yapılması ve bağlantıların oluşturulması için önemlidir. Sistemde kaç kullanıcı olacağı ve bunların kaçının aynı anda gireceğini yani sistem trafiği de yine önemli bir konudur. Kullanıcıların öncelikleri ve önemli ihtiyaçları nelerdir? Titiz bir gereksinim araştırması ve iş gerekleri bu faktörleri belirlemelidir. Bazı gereksinimlerin “olmalı” kategorisinde mi yoksa “olsa iyi olur” kategorisinde mi olduğunun belirlenmesi önemlidir. Bu faktörler yarattıkları katma değer, düzenlemelerin gereksinimleri olmaları ve zaman açısından olan hassasiyetleri açısından değerlendirilir.

• Sistem entegrasyonu ve arayüzler
• Kullanıcı arayüzleri: sistemler kullanıcı isteklerine bağlı olarak iş akışlarına göre uyarlanabilir.
• Veri giriş araçları
• Raporlar
• Dokümantasyon
• Kullanıcı eğitimleri:işletmeler genellikle kendi kullanıcılarına yönelik özel eğitimler isterler.

Bazı proje zamanlama hususları yasal düzenlemelerin bitiş zamanı, bütçe hazırlanma zamanı veya Y2K problemi gibi bazı kısıtlamalarla başa çıkmak zorundadır. Böyle durumlarda işletme sistemi kurarken basamaklı veya paralel bir yol izleyebilir. Paralel yolda bazı sistemler eşzamanlı olarak kurulurken bazı durumlarda işletmenin amaçları açısından bir sistemi diğer sistem kurulduktan sonra kurmak daha iyidir.

EMIS uygulamaları bir çok değişik alana ait kaynaklara ihtiyaç duyarlar. EMIS ihtiyaçlarına bağlı olarak değişik seviyelerde konuyla ilgili bilgi ve teknik deneyim gereklidir. Yazılım alanında şirketle ilgili, endüstri ile ilgili bilgiler ve deneyim yine projeye değer katacaktır. İşletme projenin yönetilmesi için iyi bir personele ve projenin yarıda kalmaması için iyi bir proje yönetimine ihtiyaç duyar.

Burada sorulan dokuz sorudan sonra en zor soru sistemin neye göre değerlendirileceğidir. Yalnızca paraya bağlı olan fayda/maliyet analizleri böyle bir sistemi değerlendirmekte başarılı olamayacaktır. Burada kullanılabilecek olan modeller finansal ve finansal olmayan modeller olarak ikiye ayrılmıştır.

Finansal modeller: Bir projeyi yalnızca bu modellerle değerlendirmek yanlış olacaktır çünkü bazen sistemler düzenlemeler veya teknik bazı sebeplerden dolayı kurulurlar. Bu sebeple bazı durumlarda yatırımın geri dönmesi beklenmeyebilir. Diğer kullanılabilecek modeller toplam sahip olama maliyeti ve ekonomik katma değer olabilir. Burada bu modeller ana olarak sisteme yapılan yatırımı, sistemin kendi maliyetini ve işletme maliyetini belirlemelidir. Burada zorluklar bazı gizli maliyetleri ortaya çıkarmak ve EMIS sisteminin tam olarak getirisinin hesaplanmasıdır.

Risk yönetimi: Risk yönetimi veya riski azaltma sistemi değerlendirmek için kullanılabilir. Böyle bir sistem kurulduğu taktirde uyulması gereken düzenlemeler daha kolay izlenebileceği için, girilecek bilgilerin doğruluğu ve devamlılığı daha kolay sağlanacağı ve saklamada kolaylık olacağından ve iki kez veri girişi gibi konular önlenerek maliyetlerde azalma görüleceğinden dolayı risk azalacaktır.

Bununla birlikte sistemin yaptığı hesaplamalar ve ayarlamalar sayesinde sorunlar daha çıkmadan önlenebilir. Raporlama sayesinde de yönetime yardımcı olur.

İşin sürdürebilirliği: EMIS işin sürdürülebilirliğine de katkıda bulunur. Sistem sayesinde işin başına, sonundan daha çok önem verilerek ortaya çıkabilecek sorunlar öncende tahmin edilerek önlenebilir. Bunlar da işletmeye kar olarak geri dönecektir.

İmaj: Böyle bir sistem işletmenin imajını daha kuvvetlendirecektir. Çevreye verilen önem sonucu artan halkla ilişkiler işletmelere yani müşteriler kazandıracaktır.

İş süreçlerinin geliştirilmesi: EMIS uygulamaları Ç.S.G grupları içinde ve dışında veri alışverişini ve entegrasyonu sağlar. Buradan yola çıkarak çevresel iş süreçleri ve operasyonel etkenlik geliştirilebilir. Buna ek olarak gereksiz veri giriş miktarını, gereksiz sistemleri ve kağıt işlerini azaltır. Ayrıca veri yönetimi maliyetlerini de etkiler. Tüm bu faktörler kazanç olarak geri dönecektir.

İşte tüm bu konular değerlendirildikten sonra sistemin kurulmasına karar verilebilir.

EMIS sisteminin kurulmasının belirli aşamaları vardır. Bunlar strateji ve plan geliştirme, iş gereksinimleri analizi, sistem dizaynı, uygulama planlaması, EMIS uygulaması, sistemin devreye girmesi.

Strateji: EMIS stratejisi, sistemin kurulmasına yön verenler, organizasyon kültürü, uygulamayı sürdürmek için gereken kaynaklara bağlıdır. Sisteme yön verenler genelde düzenlemeler olup iş ve IT faktörleri de önemsenmelidir. Organizasyon kültürü EMIS stratejisini etkiler. Organizasyon yeni teknolojilere nasıl bakmaktadır? Yenilikçi mi yoksa yalnızca işleri geliştirmek için zorunluluktan dolayı mı teknolojiyi kabul etmektedir? Bunun yanında organizasyonun merkezi veya merkezkaç olması önemlidir.

Planlama: Etkili bir EMIS çözümü iş süreçlerini ve veri sistemlerine yardımcı olur, iş faaliyetlerini geliştirmek için donanım ve yazılımı değerlendirir ve veriyi kullanan ve isteyen kullanıcılara eğitim sağlar. Planlama bu kriterlerin sağlanması ve amaçların gerçekleştirilmesi için önemlidir. EMIS projesi için planlama kaynak ihtiyaçları ve EMIS yazılımları için gereklidir. Projenin yürümesi için hangi kaynaklar gerekli olduğunu belirler ve diğer faktörlerin de hazır durumda olmasını sağlar.

EMIS sistemini diğer bazı popüler sistemler gibi “tak ve çalıştır” şeklinde olmadığı bilinciyle bazı uyarlama ve ayarlamalar yapmak gerekir. Bu da sistemin maliyetinin şiddetini anlamak içim gereklidir. Bununla birlikte maliyet yalnızca satınlama maliyeti değil sistem çalışmaya başladıktan sonra yükseltme, bakım ve destek gibi maliyetlerden de oluşur.

İş gereksinimleri analizinin temel amacı, genel çözüme odaklanarak, kullanıcını ne gibi fonksiyonel ve teknik ihtiyaçları olduğunu belirlemektir. Bu safhada hem konuyla ilgili hem de IT ile ilgili uzmanların bulunması daha iyi sonuçlar verecektir.

İş gereksinimlerinin açık olmasına önem verilmelidir, çünkü bunlar projenin tüm döngü zamanında kullanılacaktır. Bu gereksinimleri EMIS’ i dizayn etmeden önce açıklığa kavuşturmak ve düzeltmeleri yapmak, son anda değişiklikler yapmak6an daha faydalı olacaktır.

İş gereksinimleri analizi aşağıdaki faaliyetleri içermelidir:

• EMIS’ in faaliyet alanlarını belirlemek ve beklentileri ortaya çıkarmak
• İşletmedeki kar grupları ile işbirliği oluşturmak
• Önceliklere göre hazırlanmış ve “gereklerden” “isteklere” doğru giden bir gereksinim listesi hazırlamak
• Mevcut iş uygulamalarını, veri giriş ve çıkışları, iş süreçleri ve diğer alanlara olan etkileri dahil, değerlendirmek
• Kullanıcı kitlesini, iş rollerini ve gereksinimlerini belirlemek
• Mevcut çevresel veri yönetimi sisteminin fonksiyonelliğini belirlemek
• Organizasyonun IT gereksinimlerini belirlemek

Bununla birlikte aşağıdaki faaliyetleri de içerebilir:

• İş ile veya endüstri ile ilgili kıyaslama yapmak
• Kuvvetlendirilmiş iş süreçleri ve iş akışları önermek
• Yazılım seçimi
• Gereksinimlerle yazılım paketi arasındaki farklılıkların analizi

Bu safha genellikle EMIS uygulamalarından elde edilebilecek kazançları belirler. Bazı durumlarda yapılan analiz sonucunda bir yazılım desteği yerine kağıt ve kalemle yapılan Ç.S.G sistemlerinin işletme için daha uyun olduğu da çıkabilir.

• Kapsamı gerçekçi ve uygulanabilir olmalı;
• Öncelikleri belirlenmiş iş gerekleri rehber !!olarak kullanılmalı ve yeni sistemde bunların nasıl uygulanacağı belgelenmeli;

• Donanım ve yazılımın mimarisi, görünümü ve uyarlanması belgelenmelidir.

• Sistemin kurulması, düzenlenmesi ve uyarlanması;
• Mevcut uygulamalardan veri elde edilmesi;
• Uygulanabilir olması durumunda EMIS’in veri toplama sistemleri ile birleştirilmesi;
• Temel uygulama düzeninin belgelenmesi ve
• Son kullanıcı eğitimi ve danışmanlığı ve yazılım desteği.

EMIS’in uygulamaya konulması sırasında yazılım kurulu bulunur. Akıcı çizelgeler ve/veya planlama safhasında geliştirilen yönergeler yardımıyla sistematik olarak veri tabanı oluşturulur. Ara birimler kurulur ve bunların sisteme entegrasyonu sağlanır. Bundan sonra örnek raporların hazırlanmasını da içeren fonksiyonel testler ve önceden tespit edilmiş kriterlere göre müşteri kabul testleri yapılır.

Uygulamaya konulma esnasında özel düzenlemelerin yapılması da söz konusu olabilir. Zira kullanıcı gereksinimleri daha farklı yazılım araçlarına ihtiyaç yaratabilir. Bunlar girdi ekranları, veri aktarma araçları veya çok fonksiyonlu rapor kalıpları gibi özel kullanıcı enstrümanları olabilir. Bunların yanında

• Üretim, laboratuar, sürekli emisyon ölçümü ve diğer verilerin Ç.S.G. veri yönetim sistemine aktarılmasını;
• Şirketin tümü veya departmanlarına yönelik raporların hazırlanmasını;
• İş akışları arasında uyum sağlamak için basitleştirilmiş ara birimlerinin oluşturulmasını sağlayan araçlar da yaratılabilir.

Uygulamaya konulduktan sonra EMIS yazılımı belli bir ölçüde düzenleme ve uyarlama gerektirir. Sistemin tamamını kullanmaya başlamadan önce daha az ayarlama gerektirdiğinden bir çok firma modüler veya aşamalı açılışı tercih etmektedirler.

Müşterilerin desteklenmesi ve eğitimi EMIS’in başarısı açısından kritik bir öneme sahiptir. Kullanıcı desteklemesi, ürün testleri ve değerlendirmesi, devamlı bakım anlaşmaları, sistemin kalite güvencesinin bir seferlik veya periyodik olarak denetimi gibi farklı biçimlerde karşımıza çıkabilir. Kullanıcı eğitimi ticari yazılım paketlerine yönelik olabileceği gibi özel müşteri enstrümanlarına yönelik de olabilir. Eğitim esnasında son kullanıcılar iş görevleri ile ilgili olarak veri girişi, işlenmesi ve raporlama süreçleri ile tanıştırılır.

EMIS projesi süresince proje grubu çok farklı dokümantasyon hazırlar. Çeşitli planlar ve tasarımlar dışında sistemin açılışı sırasında hazırlanan belgeler de bunlar arasındadır. (1) sistemin iş gereklerini karşılama derecesi, (2) açılış anında sistemde bulunan veriler, (3) uygulamaya koyma safhasında karşılaşılan sorunlar ve (4) son kullanıcılar ve bilgi teknolojisi personeline yönelik özelleştirilmiş eğitim araçları hakkındaki belgeler bunlara örnek olarak gösterilebilir.

Amaçların belirsizliği, zayıf planlama ve yetersiz iletişimden kaynaklanan başarısızlık ihtimali yazılımın uygulamaya konulması esnasında oldukça yüksektir. Ayrıca EMIS projelerinin kapsam olarak genişleme eğiliminde oldukları da dikkate alınmalıdır. Şöyle ki, proje teslimatının aylarca gecikmesi ve bütçeyi önemli ölçüde zorlaması sıkça yaşanan durumlardır. (1) muhtemel tehlikelerin bilinmesi, (2) ortakların saptanması ve onlarla sürekli olarak ilişkide bulunulması, (3) sağlam proje yönetim metotlarının uygulanması bu aşamada başarısızlığı önlemenin bazı yollarıdır.

• Şirketin küçülmesi (downsizing);
• Sıkı mali kontroller;
• Yönetim önceliklerini yeniden belirleyen yeni yönetim paradigmaları;
• Her şeyi aynı anda yapmaya önem veren geniş çevresel stratejiler, ki bunlar maliyetleri arttırır ve geri ödemeleri sulandırır;
• Stratejik çevresel yönetiminin yararlarına duyulan aşırı güven;
• Örgüt kültürü ile bağdaşmayan çevresel kültürün yaratılması vb.

EMIS projeleri çok karmaşık bir yapıya sahip olduğundan alışılmış, doğrusal yönetim teknikleri burada yetersiz kalabilir. Bu nedenle daha kompleks, daha ayrıntılı planlanmış ve esnek yönetim metotları kullanılmalıdır. Yazılım sektöründe geliştirilen proje yönetim metotlarından biri Keane Verimlilik Yönetimi Metodu’dur. Bu metodun altı temel ilkesi aşağıdaki gibidir:

2. Doğru insanları çalıştırmak: Bu ilke çok fonksiyonlu bir proje grubunun oluşturulması ile ilgilidir. Ayrıca farklı proje safhalarında personel ihtiyacının da farklı olduğunun bilinmesi ve personel planlamasının buna göre yapılması gerekmektedir.

3.Süre ve maliyet tahminlerini yapmak: Belli bir program çerçevesinde tamamlanması mümkün faaliyetler belirlenmeli ve kaynaklar buna göre kullanılmalıdır.

4. İşi parçalara bölmek: Projenin her bir büyük aşaması 80 veya daha az bir zaman dilimi içinde tamamlanabilir işlere ve ara hedeflere bölünmelidir. Bu ara hedeflere ulaşılması proje grubu için bir motivasyon unsuru olur. Diğer taraftan müşteriye de EMIS uygulamasının başarılı olarak devam ettiği görünümünü verir.

5. Değişim prosedürünü belirlemek :Proje esnasında müşteri kapsam değişikliği talep edebilir veya beklenmedik sorunlar ortaya çıkabilir. Ancak projenin her aşaması önceden ve ayrıntılı olarak planlandığından ve belgelendiğinden gereken değişikliklere gitmek oldukça zordur. Diğer taraftan projenin devamını sağlamak açısından bu zorunludur. Bu durumda kilit ortakları değişikliklere ikna etmek ve değişim prosedürünü sözlü anlaşmalardan ziyade yazılı olarak saptamalıdır.

Çevre, sağlık ve güvenlik yönetimi çok kapsamlı dokümantasyon gerektirmesi nedeniyle doğal bir otomasyon adayıdır. Muhtelif ayarlamalar,iş ve bilgi teknolojisi personelinin talepleri firmaları yeni otomatik sistemleri uygulamaya zorlamaktadır. Bununla birlikte firmalar EMIS’in onlara ne derecede uygun olduğunu etraflıca araştırmalıdır.

İş gerekleri analizi çoğu kez EMIS uygulamasının başlıca yararını oluşturmaktadır. Verilerin nasıl toplanacağı, korunacağı ve bunlara nasıl ulaşılacağının ayrıntılı olarak değerlendirilmesi en büyük fayda sağlar. Mevcut uygulamaların otomasyonu bir kaç yarar sağlar. Mevcut uygulamaların yeniden düşünülmesi ise maksimum fayda getirir. Örgüt EMIS uygulamasından vazgeçerse dahi bu yeniden düşünme süreci iş uygulamalarının geliştirilmesinde önemli katkılarda bulunur.

Jill Barson Gilbert yazılım sektöründe ve danışmanlıkta bilgi yönetimi ağırlıklı 20 yılı aşkın Ç.S.G. deneyimine sahiptir. Sorunları teşhis etmek ve çözmek için Ç.S.G.’e, bilgi teknolojisine ve iş bilgisine başvurmaktadır. Gilbert, Teslis Teknoloji Grubu (T3)

üyesi olarak iş süreci analizlerini, geliştirme projelerini, sistemlerin entegrasyonu ve uygulanmasını yönetmektedir. Üst kademe proje yöneticisi olarak T3’e katılıncaya kadar Oracle Corporation ‘da Ç.S.G. uygulamalarının ürün yönetimi müdürü idi. Daha öncesinde Pilko ve Associates’de üst düzey teknik kontrolör görevini aldı.