MIS'ın modelini çizebilmemiz için iki yeni kavram üzerinde durmamız gereki

1.Veri toplama sistemlerine bağlantı : MIS birleştirilmiş veritabanlarını kullanır. Kullanılan veri toplama sistemleri, veriyi firma ve dış ortamlardan toplar.

2.Raporlar : MIS'ın kontrol ve izleme rollerinin yanısıra MIS rapor üretir. Yöneticilerin MIS'ı algılaması raporlar yoluyla olacaktır. Raporlar MIS'ın somut çıktılarıdır.

Raporları 2 genel başlık altında toplayabiliriz.

a. İçerik Olarak Farklılaştırma

• Detaylı raporlar : Raporun konusuyla ilgili tüm bilgileri kapsayan raporlardır. Örneğin maaş bordrosu raporu detaylı olarak hazırlanırsa muhtemelen bunları kapsayacaktır; çalışan sayısı,ismi,ücret oranları, aylık standart kazancı, standart vergileri vs.

• Özet Raporlar : Rapor konusuyla ilgili özet bilgileri kapsayan raporlardır. Örneğin bir birimde toplam çalışan personel sayısı her personelin bu sene için maaş bordrosu faturası ve geçmiş sene ile bu sene arasındaki oran gibi..

• İstisnai Raporlar :Bu raporlar belli bir konu üzerinde belli bir kritere göre hazırlanmış raporlardır. Detaylandırılmış veya özet olabilir. Maaşları geçen seneye göre %5 artanların isimleri, soyadları, maaş bordrolarını gösteren raporlar olabilir. Bu raporlar belli bir kritere göre konuya yaklaşırlar.

• Periyodik Raporlar : Düzenli aralıklarla yaratılan raporlardır; günlük,haftalık,aylık raporlar gibi .Örneğin aylık ödemelerden sonra ödenmiş ücretlerin toplu raporlarının hazırlanması .

• Olayı Tetikli Raporlar : Bir durum karşısında yaratılan raporlardır Diyelim ki bir firmada çalışanların ücretlerinin, belirli bir kritere göre detaylı raporları çıkartıldı fakat daha sonra hükümet vergi oranlarını değiştirdiğini varsayalım bu durumda yeni raporlar çıkarılacaktır.

• İstek Raporu : İstek halinde üretilen raporlardır. Örneğin üst kademe ücret oranlarının kamudaki ve özel sektördeki farklılaşması bir yönetici tarafından istenebilir ve buna dair bir rapor talebi gelebilir.

Detaylı ve periyodik raporlar MIS'ın ayrılmaz iki parçasıdır .Daha önce sistemlerde belki sadece yaptıkları bunlardı. Ancak zamanla ilerleyen sistemler sayesinde organizasyonun önemli bir unsuru haline geldiler. Eğerki MIS doğru çalışırsa yöneticinin kontrol yükünü büyük ölçüde hafifletir ve durumdan önce alarmı verebilir.
 
 

Hangi durumlarda önceden uyarı alabileceğimize birkaç örnek;

-Olağan olmayan büyük miktar paranın banka işlemlerinde kullanılmış olması,

-Alımlarda ani ve planlanmamış bir artış gerçekleşmişse,

İstisnai raporlar yöneticiyi gereksiz bilgi ile uğraştırmaktan alıkoyan rapor türüdür. Sadece yöneticinin problemli alana doğru yönelmesi için düzenlenirler .Bu sebebten dolayı yönetici gereksiz bilgi ile uğraşmaz. İstisnai raporların çok geniş bir çeşitlilik sunar . Birkaçına örnek verecek olursak,

-Çalışan personelden geçen ay 5'den fazla devamsızlık yapmış olanların sayısı,

-Borçlulardan borçlarını 8 haftadır ödememiş olanların detaylı raporu gibi..

İstisnai raporların hazılrnamasında istisnai durumların belirlenmesi önem arzeder.Borçlular örneğinde 8 haftadır borçlarını ödemeyen tüm müşterilere ceza uygulaması yapmak doğru bir karar olmayabilir. Belki 8 hafta oldukça doğru bir karardır. Bu yüzden istisnai kriterlerin iyi belirlenmesi gerekir bu da tecrübe ve analitik yetenek meselesidir. Bir ikinci önemli noktada istisnai raporlara dair gelen input'un sürekli olması ve güvenilir olmasıdır.

İstek raporları yöneticiye büyük bir güç verir.Bu tip raporlar yöneticinin isteklerine daha fazla hitap ederler ve ihtiyaç noktasında yanlarında olurlar. İstek raporları beklenilmeyene bir cevaptır. Örneğin bir projenin finansmanı üzerine yapılan toplantıya proje yöneticisi bilgi sağlaması açısından rapor istemesi.

Genelde bu istek raporları arama formları ve arama ifadeleri kullanılarak üretilirler. Birçok kompüterize edilmiş MIS'lar bunun online olarak yapılmasını sağlarlar. İstek yazıldıktan hemen sonra rapor ekranda görünür ve ekranda raporu şekiller tablosu, grafik veya her ikisi olarak alabiliriz..

MIS sistemlerinde çıktının kalitesi sisteme dahil edilen yani yerleştirilen kadar iyi olabilir. MIS sistemlerine konulan bilgi genelde sorulması beklenen bilgidir, bu durum beklenmeyen bir soru geldiginde cevaplanmaması riskini artırır. Ancak ihtiyaç duyulduğunda elde edilebilsin diye sisteme çok fazla bilgi yüklüyor olmak hiç kullanılmayacak veriyi toplayarak kullanılmayacak veri maliyetler yaratacaktır . Bu anlamda bir denge noktası bulunmalı ve bilgiye ihtiyaç olunan noktada bilgiyi sunacak ve maliyeti gereksiz arttıcı olmayan bilgileri toplamayan bir sistem geliştirilmelidir.

B4 MIS Modeli

Biraz önce açıkladığımız kavramlarla MIS modelini çizebiliriz .
 
 

Bazı sistemlerde temel veri toplama sistemi ve MIS modelde resmedildiği gibi net bir şekilde ayrı değildir.Bunun yerine bir bilgi sisteminin modelleri gibi davranabilirler. Veri toplama sistemleri daga öok veri akılı ve depolama ile uğraşır.MIS modülü ise bilgi sağlanması ve çıktı elde edilmesi ile ilgilenirler ..

MIS’ın Yararları

Eğer fonksiyonları daha önceden iyi belirlenebilirse, organizasyon kaynaklarını ve performansını iyileştirici etkileri olur. Bilgisayarlı hale getirildiği zaman şu gibi faydalar sağlar;

- Daha hızlı karar verme ve kontrol :MIS sistemleri bilgiye ulaşmayı kolaylaştırdığı ve organizasyon kaynaklarının kontrolünü sağladığı için daha hızlı karar verilmesini sağlar

- Daha iyi karar verme ve kontrol : Konuyla ilgili doğru veriye ulaşılabilmesi konuyu daha iyi çözebilmemizi sağlar.